Gestion des impayés en centre de formation : chaque retard suivi et relancé

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Un échéancier pour chaque inscription

À l'inscription, vous découpez le prix de la formation en 1 à 12 tranches. La première échéance tombe à la date d'inscription, puis une tranche par mois, et les frais d'inscription s'ajoutent à la première. Une remise manuelle ou la promotion de la session se déduit avant le découpage.

Exemple : une scolarité de 10 000 en 3 tranches donne 3 333, 3 333 et 3 334. Le reste de la division va sur la dernière tranche.

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Les retards se voient tout de suite

• Dans l'échéancier d'un apprenant, une tranche en retard est surlignée en rouge, une tranche soldée s'estompe.
• Sa page Finances donne le total encaissé, le reste à payer et le nombre de tranches en retard, avec l'historique de ses paiements.
• Le tableau de bord indique combien de tranches sont en retard et le montant à recouvrer.
• La file de travail, ouverte depuis la cloche, liste chaque tranche en retard avec le nom de l'apprenant et un lien vers sa fiche financière. La ligne disparaît dès que la tranche est payée.

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Des rappels qui partent sans y penser

Pour chaque tranche non soldée, Palatryx envoie un rappel 3 jours avant l'échéance, puis des relances à J+1, J+7, J+15 et J+30 après la date : quatre relances au plus, chacune une seule fois. Le rappel avant échéance se désactive dans les paramètres du centre.

Les messages partent par e-mail, et par WhatsApp ou SMS dès que le centre connecte ses comptes. Sans ces comptes, ces deux canaux ne sont pas proposés. WhatsApp et SMS vont au téléphone du parent renseigné sur la fiche, à défaut à celui de l'apprenant.

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Ce qui arrive aux paiements partiels

Quand un apprenant ne règle qu'une partie d'une tranche, elle passe à « partielle », garde son reste dû et reste en retard tant qu'elle n'est pas soldée : elle est donc relancée pour le solde. Le montant encaissé ne peut pas dépasser le reste dû sur la tranche choisie. Sans tranche choisie, un paiement de scolarité est imputé à la première tranche ouverte qui peut l'absorber.

Le reste à payer se recalcule toujours depuis les encaissements, il ne se saisit jamais à la main. Si un paiement est remboursé, la tranche redevient due pour le montant rendu.